Cuánto tiempo guardar el expediente de un cliente (2026)

Actualizado: 19 de septiembre de 2026.

Si le preguntas a diez abogados cuánto tiempo hay que guardar el expediente de un cliente, es probable que al menos seis te digan "15 años, por si acaso". Es la respuesta que se ha transmitido de generación en generación en los despachos, la que aparece todavía en foros y guías de formación interna, y la que, a día de hoy, lleva mal desde el 7 de octubre de 2015.

Ese día entró en vigor la reforma del artículo 1964 del Código Civil operada por la Ley 42/2015, que recortó el plazo general de prescripción de las acciones personales de 15 a 5 años. Diez años después, en 2026, ni siquiera queda ya ningún expediente al que pueda aplicarse el régimen transitorio de la reforma: la última "cola" de relaciones jurídicas nacidas bajo el plazo antiguo prescribió, como muy tarde, el 7 de octubre de 2020. Si sigues guardando expedientes durante 15 años "por costumbre", no solo estás ocupando espacio y presupuesto de almacenamiento sin necesidad: estás incumpliendo el principio de minimización de datos del RGPD, y eso también tiene consecuencias.

El problema real no es solo el mito de los 15 años. Es que la mayoría de los despachos tratan el expediente como un bloque único, cuando en realidad conviven dentro de él documentos con plazos de conservación completamente distintos: los escritos procesales y la correspondencia con el cliente caducan a los 5 años por responsabilidad civil; las facturas del despacho, a los 4 o 6 años según la norma que se mire; la documentación de un cliente sujeto a prevención de blanqueo, a los 10 años; y los datos personales, en teoría, deberían borrarse en cuanto dejan de servir al fin para el que se recogieron, salvo que otra norma obligue a conservarlos más tiempo.

Este artículo reúne, con la norma y el artículo exacto detrás de cada plazo, la respuesta completa a la pregunta que probablemente te ha traído aquí: cuánto tiempo debe guardar tu despacho el expediente de un cliente, cuándo puedes destruirlo, y qué pasa si lo haces mal. Incluye también el caso real de un abogado sancionado por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) por tirar expedientes a la basura sin las precauciones adecuadas — un recordatorio de que esto no es una discusión teórica.

¿Cuánto tiempo debe guardar un despacho el expediente de un cliente? El mito de los 15 años

Como regla general, un despacho debe conservar la documentación de un expediente 5 años desde que finaliza el asunto, por aplicación del artículo 1964.2 del Código Civil, que fija en ese plazo la prescripción de las acciones personales sin plazo especial — entre ellas, la reclamación de responsabilidad civil profesional contra el abogado. A partir de ahí, cada tipo de documento dentro del expediente puede tener un plazo distinto y, en ocasiones, más largo.

La confusión con los "15 años" tiene una explicación histórica: antes de la reforma de 2015, el artículo 1964 CC fijaba efectivamente ese plazo para las acciones personales. La Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la Ley de Enjuiciamiento Civil, lo redujo a 5 años, con efectos desde el 7 de octubre de 2015. Para no dejar relaciones jurídicas ya nacidas en el limbo, se estableció un régimen transitorio (disposición transitoria quinta de la Ley 42/2015, en conexión con el artículo 1939 CC): las relaciones nacidas antes de la reforma seguían rigiéndose por el plazo de 15 años, contado desde su origen, salvo que el nuevo plazo de 5 años, contado desde la entrada en vigor de la ley, venciera antes.

En la práctica, esto significa que la última relación jurídica que pudo beneficiarse del plazo transitorio de 15 años prescribió, como muy tarde, el 7 de octubre de 2020. Han pasado ya casi seis años desde entonces. Dicho de otro modo: en 2026 no existe ningún expediente vivo al que legítimamente le sea aplicable el plazo de 15 años, ni siquiera por la vía del régimen transitorio. Cualquier justificación de "lo guardo 15 años por si acaso" ya no tiene respaldo legal — y, peor todavía, puede convertirse en un incumplimiento del RGPD si esos datos ya no sirven a ningún fin.

Conviene precisar un matiz importante sobre cuándo empieza a contar ese plazo de 5 años (el llamado dies a quo). No siempre coincide con la fecha en que el despacho cierra el expediente. La jurisprudencia del Tribunal Supremo es constante al señalar que, en materia de responsabilidad civil profesional, el plazo de prescripción arranca cuando el cliente estuvo en condiciones razonables de conocer el daño sufrido y su alcance, no necesariamente el día en que el abogado da por finalizado el asunto. Si el perjuicio deriva, por ejemplo, de una resolución judicial posterior a la actuación del despacho, el cómputo puede retrasarse hasta ese momento. Por eso, aunque la referencia práctica más útil sea la fecha de cierre del expediente, un margen prudente — no destruir de forma apresurada nada más cumplirse los 5 años justos desde el cierre — es la opción más segura.

Tabla resumen: qué documento, cuánto tiempo y qué norma lo exige

Dentro de un mismo expediente conviven documentos con plazos de conservación distintos. Esta tabla reúne los plazos aplicables con más frecuencia en un despacho de abogados español, con la norma y el artículo exacto que los respalda.

Ninguna de estas normas obliga, por sí sola, a conservar un expediente completo durante décadas. El error habitual es aplicar el plazo más largo de la tabla a todo el expediente por comodidad, cuando lo correcto es identificar qué parte de la documentación cae bajo cada norma y tratarla de forma diferenciada.

5 años: responsabilidad civil profesional del abogado (art. 1964 CC)

El plazo de 5 años del artículo 1964.2 del Código Civil es la referencia general para conservar cualquier expediente frente a una eventual reclamación de responsabilidad civil profesional. Es un plazo de prescripción, no de caducidad: puede interrumpirse (por ejemplo, si el cliente reclama por escrito o inicia una acción judicial) y volver a contar desde cero, lo que en la práctica alarga el periodo real de exposición del despacho.

Ejemplo: un despacho unipersonal cerró en marzo de 2021 un procedimiento de divorcio contencioso. El expediente no contiene documentación contable ni sujeta a prevención de blanqueo: solo escritos procesales, correspondencia con el cliente y el informe final. Aplicando el artículo 1964.2 CC, el plazo de conservación por responsabilidad civil profesional vence, como muy tarde, en marzo de 2026, salvo que el cliente hubiera interrumpido la prescripción con alguna reclamación durante ese periodo. A partir de ese momento, el despacho puede iniciar el bloqueo de los datos personales del expediente conforme al artículo 32 LOPDGDD, y proceder a su destrucción segura una vez transcurrido también el plazo de bloqueo.

Este plazo de 5 años es, además, el que con más frecuencia entra en conflicto con el RGPD: si el despacho no tiene ningún otro motivo legítimo para conservar el expediente (no hay documentación contable ni sujeta a PBC dentro de él), mantenerlo más allá de esos 5 años sin justificación puede considerarse una conservación excesiva, contraria al principio de minimización del artículo 5.1.e RGPD. La regla práctica es sencilla: 5 años es el suelo mínimo razonable de conservación por seguridad jurídica, no una excusa para conservar indefinidamente.

6 años: documentación contable y mercantil del despacho (art. 30 Código de Comercio)

Como cualquier empresario o profesional, el despacho está obligado a conservar sus libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio durante 6 años desde el último asiento realizado en cada libro, por aplicación del artículo 30 del Código de Comercio. Este plazo afecta a la contabilidad del propio despacho como negocio — no al contenido jurídico del expediente del cliente — pero convive con él en la práctica porque muchas facturas y justificantes de gastos quedan archivados junto al expediente al que corresponden.

Es habitual confundir este plazo de 6 años con el plazo tributario de 4 años (que se explica en el siguiente apartado). No son excluyentes: cuando ambos plazos aplican al mismo documento, como ocurre con una factura, hay que conservarlo durante el más largo de los dos. En la práctica, eso suele significar aplicar los 6 años del Código de Comercio como plazo de referencia para toda la documentación contable y mercantil del despacho, y no solo el plazo tributario más corto.

10 años: documentación de prevención de blanqueo si el abogado es sujeto obligado (art. 25 Ley 10/2010)

Este es, probablemente, el plazo que más se pasa por alto. Cuando el abogado actúa como sujeto obligado conforme a la Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo — por ejemplo, al gestionar fondos, valores o activos del cliente, constituir sociedades, o intervenir en operaciones inmobiliarias por cuenta del cliente —, la documentación de identificación y de diligencia debida (KYC) debe conservarse durante 10 años desde que finaliza la relación de negocios, conforme al artículo 25 de la ley.

Este deber no se aplica cuando el abogado actúa exclusivamente en defensa procesal del cliente o le asesora sobre un litigio: en esos casos, no actúa como sujeto obligado de la Ley 10/2010, y el plazo de referencia vuelve a ser el general de 5 años por responsabilidad civil. Distinguir bien en qué expedientes actúa el despacho como sujeto obligado y en cuáles no es el primer paso para no aplicar los 10 años donde no corresponde, ni quedarse corto donde sí corresponde. Si tu despacho gestiona con frecuencia este tipo de operaciones, conviene revisar en detalle qué exige realmente la condición de sujeto obligado de blanqueo de capitales y cuándo aplica.

Ejemplo: un despacho asesoró en 2019 la constitución de una sociedad limitada para un cliente, gestionando además la aportación de capital, lo que le convirtió en sujeto obligado conforme al artículo 2.1.o) de la Ley 10/2010. La relación de negocios se cerró en diciembre de 2019. El plazo de conservación de la documentación de diligencia debida se extiende hasta diciembre de 2029. Eso sí: transcurridos los primeros 5 años (diciembre de 2024), el propio artículo 25 de la ley restringe el acceso a esa documentación a los fines de control interno del despacho y de defensa legal ante una eventual inspección — ya no puede tratarse con otro fin, aunque siga conservada.

4 años: facturas y documentación con trascendencia tributaria

Al margen de la contabilidad mercantil, las facturas del despacho tienen trascendencia fiscal propia. El plazo general de prescripción de la acción de la Administración tributaria para comprobar e investigar es de 4 años, conforme a los artículos 66 y 70 de la Ley 58/2003, General Tributaria, contados desde que finalizó el plazo reglamentario para presentar la declaración correspondiente. El artículo 19 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) remite expresamente a este mismo plazo para la obligación de conservar facturas emitidas y recibidas.

Ejemplo: las facturas que un despacho emitió durante el ejercicio 2022 deben conservarse, como mínimo, hasta 2026 por prescripción tributaria (contando 4 años desde que finalizó el plazo para declarar el IVA o el IRPF correspondiente a ese ejercicio). Pero, como se ha visto en el apartado anterior, el Código de Comercio exige conservar la documentación contable durante 6 años — en este caso, hasta 2028. El plazo aplicable en la práctica es el más largo de los dos.

Esta obligación de conservación de facturas conecta directamente con el cumplimiento del sistema VeriFactu, que exige que los registros de facturación queden encadenados y disponibles para su consulta durante el periodo de prescripción fiscal. Si tu despacho todavía no tiene claro el calendario real de implantación, conviene repasar cuándo entra en vigor de verdad VeriFactu para abogados antes de dar por hecho una fecha equivocada.

RGPD: por qué "conservar por si acaso" también es ilegal

¿Puedo destruir el expediente de un cliente antiguo sin más? No, y tampoco puedo guardarlo indefinidamente "por si acaso". El Reglamento General de Protección de Datos no fija un plazo cerrado de conservación para los datos personales de un expediente: en su lugar, impone el principio de minimización del artículo 5.1.e RGPD, que obliga a mantener los datos personales solo durante el tiempo necesario para los fines del tratamiento que los justificó, salvo que otra norma exija conservarlos más tiempo — como las de responsabilidad civil, contabilidad, fiscalidad o prevención de blanqueo ya vistas en este artículo.

Esto genera una tensión real en el día a día del despacho: por un lado, el RGPD empuja a borrar cuanto antes; por otro, el resto del ordenamiento obliga a conservar durante los plazos de la tabla anterior. La respuesta no es "conservar todo eternamente por seguridad", sino aplicar el plazo que corresponda a cada documento y, cumplido ese plazo, actuar.

Aquí es donde entra un mecanismo que casi nunca se explica bien: el bloqueo de datos del artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Cuando ya no hay ningún motivo para tratar activamente un dato personal, pero todavía podría ser necesario para atender responsabilidades derivadas del tratamiento, la ley no obliga a destruirlo de inmediato: obliga a bloquearlo. Los datos bloqueados dejan de tratarse para cualquier fin operativo y quedan a disposición exclusivamente de jueces y tribunales, del Ministerio Fiscal o de las administraciones públicas competentes (como la propia AEPD), durante el plazo de prescripción de las responsabilidades que pudieran derivarse. Solo cuando ese plazo de bloqueo también vence, procede la destrucción definitiva.

En un informe jurídico de 2019, la AEPD puso ejemplos concretos del plazo de bloqueo aplicable según el origen de la responsabilidad: 5 años conforme al artículo 1964.2 CC, 6 años conforme al artículo 30 del Código de Comercio, o 1 año en el ámbito laboral conforme al artículo 59 del Estatuto de los Trabajadores. El plazo de bloqueo, en la práctica, coincide con el plazo de prescripción que en cada caso justificó seguir conservando el dato.

En resumen: destruir y bloquear no son sinónimos, y tratarlos como si lo fueran es el error más frecuente que se observa en los despachos que sí intentan cumplir la normativa, pero lo hacen de forma incompleta.

El caso real: un abogado sancionado por tirar expedientes a la basura

Esto no es una advertencia teórica. En marzo de 2020, agentes del Servicio de Protección de la Naturaleza (SEPRONA) de la Guardia Civil localizaron, junto a unos contenedores urbanos de basura en Las Palmas de Gran Canaria, varias bolsas de plástico con documentación de un despacho de abogados: escrituras, poderes notariales, sentencias judiciales, fotocopias de DNI de clientes y testamentos, todo ello a la vista de cualquiera que pasara por la calle.

La Agencia Española de Protección de Datos tramitó el caso bajo el expediente sancionador PS/00354/2020. La AEPD consideró que el abogado había incumplido el deber de garantizar la seguridad del tratamiento de los datos personales, previsto en el artículo 32.1 RGPD, infracción tipificada en el artículo 83.4.a) del propio Reglamento. La resolución, dictada en 2021, optó por el apercibimiento en lugar de una sanción económica, acogiéndose a la posibilidad que ofrece el artículo 58.2.b) RGPD: la Agencia razonó que, al no existir antecedentes previos, una multa habría supuesto una carga desproporcionada. Se concedió un plazo de un mes al despacho para acreditar la adopción de medidas correctoras.

Que la sanción fuera un apercibimiento y no una multa no debe leerse como que "al final no pasó nada". El caso demuestra tres cosas con claridad: primero, que la AEPD sí investiga y sí actúa cuando se descubre documentación de un despacho abandonada sin control; segundo, que basta con un hallazgo casual — en este caso, una patrulla del SEPRONA — para que se abra un expediente sancionador; y tercero, que el problema no fue conservar demasiado tiempo la documentación, sino destruirla mal: tirarla sin triturar, sin control y en un contenedor de acceso público, en lugar de aplicar un procedimiento de destrucción segura.

Los despachos manejan, por la propia naturaleza de su actividad, datos especialmente sensibles: procedimientos penales, situaciones familiares, patrimonio, salud en asuntos de incapacidad o responsabilidad civil. Este caso es un recordatorio de que ese riesgo es real y exige un protocolo, no solo buenas intenciones — el mismo que conviene tener preparado para el plazo de 72 horas que exige la AEPD ante una brecha de seguridad, si el incidente llega a producirse.

Devolución de originales y secreto profesional al archivar

¿Debo devolver los documentos originales al cliente al cerrar el expediente? Sí, siempre, y sin condicionarlo al cobro de los honorarios pendientes. El artículo 13.12 del Código Deontológico de la Abogacía Española, aprobado por el Pleno del Consejo General de la Abogacía Española (CGAE) el 6 de marzo de 2019, establece el deber de devolver al cliente los documentos originales que este haya aportado, una vez finalizado el encargo. El despacho puede conservar una copia para su propio archivo, pero no el original. Este deber conecta directamente con lo que conviene dejar pactado desde el principio en la propia hoja de encargo que exige hoy la LO 5/2024: cuanto más claro quede desde el inicio qué documentación aporta el cliente y qué copia conserva el despacho, menos margen hay para discutirlo al cierre.

¿Puedo retener la documentación de un cliente si no me ha pagado? No. Es una de las dudas que más circula entre abogados, y la respuesta deontológica es tajante: retener los originales del cliente como forma de presión para el cobro de honorarios no es una vía lícita, y puede llegar a plantear problemas más allá del ámbito deontológico. Si el cliente no paga, el cauce correcto es reclamar la minuta por las vías previstas para ello — incluida, en su caso, la jura de cuentas —, no quedarse con su documentación. Conviene tener claro también qué opciones reales existen para reclamar unos honorarios impagados sin recurrir a la retención de documentos.

Junto a esta obligación de devolución convive el deber de secreto profesional, que no caduca con el cierre del expediente ni con el paso del tiempo. El artículo 542.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial reconoce el derecho y el deber del abogado a guardar secreto de todos los hechos y noticias que conozca por razón de su actuación profesional, y los artículos 21 a 24 del Real Decreto 135/2021, por el que se aprueba el Estatuto General de la Abogacía Española, desarrollan su alcance: la protección se extiende también a los documentos y comunicaciones archivados, aunque el asunto ya esté cerrado. Esto tiene una consecuencia práctica directa sobre la conservación: incluso cuando un documento ya podría destruirse por haber vencido su plazo legal, el despacho debe seguir tratándolo con la misma reserva mientras siga en su poder, y garantizar que el proceso de archivo — digital o físico — no lo expone a terceros no autorizados.

Y hay un último matiz que conviene tener presente: destruir documentación antes de tiempo, perder el control de un expediente o incumplir el deber de custodia también puede constituir, en sí mismo, una infracción deontológica del propio abogado, sujeta a los plazos de prescripción del artículo 91 del RD 135/2021 (de 6 meses a 3 años según la gravedad). El deber de conservar correctamente no protege solo al cliente: protege también al despacho frente a su propio colegio.

Cómo organizar la conservación por tipo de documento, no por expediente completo

El error de fondo que arrastran la mayoría de los despachos es tratar el expediente como una unidad indivisible a efectos de conservación, cuando en realidad conviven dentro de él bloques documentales con plazos distintos: escritos procesales y correspondencia (5 años), facturas y justificantes contables (6 años, o 4 si prevalece el criterio tributario más corto), documentación de diligencia debida si aplica la Ley 10/2010 (10 años), y datos personales sujetos al principio de minimización en todo momento.

Un protocolo de conservación mínimamente ordenado pasa por cuatro pasos:

1. Clasificar el expediente por tipo documental desde el momento del archivo, no años después. Separar lo procesal, lo contable, lo que corresponde a PBC (si aplica) y los originales pendientes de devolución al cliente.
2. Registrar la fecha de cierre como referencia para calcular cada plazo, con margen prudente si existe riesgo de que el dies a quo se retrase (por ejemplo, si el asunto podría generar una reclamación posterior al cierre formal).
3. Bloquear antes de destruir, aplicando el artículo 32 LOPDGDD: cumplido el plazo de conservación activa, el expediente pasa a un estado de acceso restringido durante el plazo de bloqueo correspondiente, antes de su eliminación definitiva.
4. Destruir de forma segura, no simplemente tirar. Para documentación en papel, la norma técnica de referencia es la UNE-EN 15713, que regula la destrucción segura de material confidencial y establece distintos niveles de destrucción según la sensibilidad del documento. Para documentación digital, el borrado debe ser irreversible, no un simple traslado a la papelera.

Gestionar esto expediente a expediente, a mano, es lo que lleva a que los despachos acaben optando por los dos extremos malos: guardarlo todo indefinidamente (incumpliendo minimización) o destruir sin criterio, como ocurrió en el caso PS/00354/2020. Organizar cada expediente en PlazoCero por tipo de documento, con su fecha de cierre y sus notas asociadas, ayuda a tener siempre a la vista qué parte de cada expediente sigue bajo plazo de conservación y cuál ya no — sin depender de que alguien se acuerde de revisarlo manualmente año tras año.

Preguntas frecuentes sobre la conservación de expedientes

¿Cuánto tiempo debe guardar un abogado el expediente de un cliente?

Como regla general, 5 años desde el cierre del asunto, por aplicación del artículo 1964.2 del Código Civil sobre prescripción de la responsabilidad civil profesional. Ese plazo puede alargarse si dentro del expediente hay documentación contable (6 años, art. 30 CCom), documentación sujeta a prevención de blanqueo (10 años, art. 25 Ley 10/2010) o facturas (4 años, art. 66 LGT), según qué documentos concretos contenga.

¿Puedo destruir el expediente de un cliente antiguo sin más?

No de forma inmediata ni sin control. Antes de destruir definitivamente los datos personales, la ley exige bloquearlos conforme al artículo 32 LOPDGDD durante el plazo de prescripción aplicable, dejándolos accesibles solo para jueces, Fiscalía o autoridades de control. Solo cumplido también ese plazo de bloqueo procede la destrucción, que además debe hacerse de forma segura (norma UNE-EN 15713 para papel), nunca tirando la documentación sin más.

¿Debo devolver los documentos originales al cliente al cerrar el expediente?

Sí. El artículo 13.12 del Código Deontológico de la Abogacía Española obliga a devolver al cliente los documentos originales que aportó, una vez finalizado el encargo. El despacho puede quedarse con una copia, pero no con el original.

¿Puedo retener la documentación de un cliente si no me ha pagado?

No. Retener los originales del cliente como presión para cobrar honorarios impagados no es una vía lícita según el Código Deontológico. Si el cliente no paga, la vía correcta es reclamar la minuta por los cauces previstos para ello, no condicionar la devolución de su documentación.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas del despacho?

Como mínimo 4 años por prescripción tributaria (arts. 66 y 70 LGT, art. 19 RD 1619/2012), pero el Código de Comercio exige conservar la documentación contable y mercantil durante 6 años (art. 30 CCom). Cuando ambos plazos aplican al mismo documento, se conserva durante el más largo: en la práctica, 6 años.

¿Qué pasa si tiro expedientes de clientes a la basura sin destruirlos de forma segura?

Puede constituir una infracción del deber de seguridad del tratamiento del artículo 32.1 RGPD, tipificada en el artículo 83.4.a) RGPD. Es lo que ocurrió en el caso real de la AEPD con expediente sancionador PS/00354/2020: un abogado fue apercibido tras encontrarse documentación de clientes (escrituras, poderes, sentencias, DNI, testamentos) en bolsas junto a contenedores de basura en la vía pública.

¿El plazo de conservación cambia si el cliente ha fallecido?

Los plazos de la tabla de este artículo no dejan de aplicarse por el fallecimiento del cliente: la responsabilidad civil profesional puede seguir siendo reclamada por sus herederos dentro del plazo de 5 años, y el resto de obligaciones (contables, fiscales, de PBC si procede) se mantienen igual. Lo que sí cambia es quién puede solicitar la devolución de documentos originales o el acceso al expediente, que corresponderá a los herederos conforme a las reglas generales de sucesión, sin que ello afecte al deber de secreto profesional del abogado.

Conclusión: un protocolo por tipo de documento, no una fecha única en el calendario

La pregunta "cuánto tiempo debo guardar el expediente de un cliente" no tiene una única respuesta en años, aunque la más útil como referencia general sea 5. Tiene una respuesta por capas: 5 años para el grueso del expediente por responsabilidad civil profesional, 6 años para la documentación contable y mercantil del despacho, 10 años si el abogado ha actuado como sujeto obligado de prevención de blanqueo, 4 años como suelo tributario para las facturas, y un deber permanente de secreto profesional que no caduca nunca sobre lo que el despacho conoce por razón de su actuación.

El mito de los 15 años lleva diez años equivocado, y el propio régimen transitorio que en algún momento pudo justificarlo se extinguió por completo el 7 de octubre de 2020. Seguir aplicándolo hoy no es solo un error de cultura general jurídica: puede suponer una infracción del principio de minimización del RGPD si se conserva documentación sin ningún fin legítimo que lo justifique.

El caso PS/00354/2020 deja una lección clara y con nombre y apellidos de expediente: el riesgo real no suele estar en conservar unos meses de más, sino en destruir mal — sin bloqueo previo, sin criterio y sin garantías de seguridad. Entre guardarlo todo para siempre y tirarlo sin control hay un término medio perfectamente factible: clasificar cada expediente por tipo de documento desde el archivo, registrar su fecha de cierre, bloquear antes de destruir y aplicar un procedimiento de destrucción segura cuando el plazo se cumple de verdad.

Si tu despacho todavía gestiona esto expediente a expediente en carpetas sueltas o en una hoja de cálculo, merece la pena dedicar una tarde a poner orden: clasificar lo que tienes archivado, marcar las fechas de cierre y separar lo que ya puede bloquearse de lo que todavía no. Y si prefieres que ese orden quede integrado en la propia gestión diaria del despacho, con cada expediente organizado por tipo de documento desde el primer día, puedes crear una cuenta gratis en PlazoCero y empezar a organizarlo sin depender de que nadie se acuerde de revisarlo el año que viene.